Créer son fonctionnement général de prise de décisions

Ce guide pratique a été créé en se basant sur l’expérience militante et de nombreuses techniques de prise de décision en groupe. Il est complémentaire à la page sur les méthodes de prise de décision visant le partage du pouvoir. Il s’inscrit dans une approche qui centre l’application dans le réel. Son approche est celle d'inviter les groupes à choisir un modèle de prise de décision à utiliser selon le type de décision à prendre. Ce guide recommande de faire ces choix à l'avance en s'entendant sur un fonctionnement général de prise de décision ayant la forme d'un tableau ou d'un arbre de décision. Ainsi, les membres ont une vision commune des paramètres de leur capacité d’action et de l’étendue des décisions qu’iels peuvent prendre de façon autonome.

Quand utiliser ce guide?

Si vous faites partie d'un grand groupe avec plusieurs comités ayant plus ou moins d'autonomie et que vous avez de la difficulté à déterminer/communiquer qui prend quelle décision.

Ce guide vous permettra d'identifier dans quel contexte le grand groupe doit être consulté et dans quel contexte les comités gardent leur autonomie. Cela va contribuer à ce que les différents membres du groupes se sentent légitimes de prendre des décisions.

Clarifier sa structure

Une structure claire va permettre de déterminer quels modèles de prise de décision est applicable et convient au groupe.

Mettre en place un fonctionnement général de prise de décision

1. Coordination et facilitation

Établir une équipe de coordination. Cette équipe sera chargée de...

• trouver un moment pour la tenue de cette rencontre
• créer un ordre du jour
• trouver la ou les personnes responsable de la facilitation

Rôle : rédaction d'une proposition de tableau de fonctionnement général de prise de décisions suite aux discussion (étape 4)

• trouver une personne au secrétariat

Rôle : prise de notes et diffusion de celles-ci

2. Modèles applicables

Ressortir les modèles de prise de décision applicables à son groupe et les type de décisions que vous prenez.

3. Ordre du jour

Envoyer l'ordre du jour proposé pour la rencontre, si celle-ci porte spécifiquement sur le sujet.

4. Explication

Point 3 de l'ordre du jour proposé

Expliquer comment les modèles que vous avez identifiés comme s'appliquant à votre groupe fonctionne. Puis, répondre aux questions portant spécifiquement sur les modèles. Inviter les personnes du groupes à se prononcer sur des oublis de l'équipe de facilitation concernant des types de décisions et des modèles pouvant s'appliquer au groupe. Les discussions de préférences ont lieu plus tard. Bien expliquer que les modèles pourront être adaptés aux réalités du groupe.

5. Décision

Point 4 de l'ordre du jour proposé

Choisir comment vous désirez arriver à une décision (méthodologie). Puis, discuter et décider des modes de prises de décision que vous désirez intégrer à votre fonctionnement de groupe.

Comment procéder à la discussion?

Établir une durée pour chaque tour de parole. Permettre à chaque personne de se prononcer à 2 reprises (au moins, dépendamment de la taille du groupe). Spécifier que l'utilisation de ses tours de parole, c'est facultatif. Avoir une personne gardienne du temps qui intervient lorsque les interventions dépassent la durée convenue.

Comment prendre les décisions?

Voici un modèle de prise de décision consensuelle pouvant être proposé au groupe. La décision peut aussi être déléguée à un groupe de travail chargé d'intégrer les inquiétudes et réflexions du groupe dans la création d'un fonctionnement général de prise de décision.

Pourquoi tendre vers un consensus?

1. Tour de table de clarification et réaction les modèles de prise de décision 2. Moment d'introspection et de prise de notes personnelles 3. Tour de table de partage de réflexions 4. Tour de table de préoccupations 5. Temps de concertation entre les personnes formant l'équipe de facilitation. Création d'une proposition de fonctionnement de groupe au niveau des prises de décision par l'équipe de facilitation (prendra la forme d'un tableau, voici un modèle que vous pouvez utiliser).  6. Présentation de la proposition d'après les commentaires du groupe et test de consensus du fonctionnement proposé auprès du groupe. 7. Si le consensus n’est pas atteint, on écoute les réserves et les désaccords et la personne facilitatrice reformule une intention commune. 8. On reteste le consensus.

Fonctionnement du test de consensus Vote par couleur : vert si accord jaune si réserve rouge si opposition Autre option : noir / blocage (exceptionnel, en cas de décision à l'encontre de principes ou lignes de conduite de groupe). Le consensus n’est pas atteint si… ⅓  des personnes votent jaune ¼ des personnes votent rouge 2 personnes bloquent

6. Mécanismes d'application

Assigner des personnes ou un groupe responsable de la mise en place de ces modèles lorsque les prises de décision de groupe seront nécessaire. Les personnes responsables peuvent détailler cette application afin que les personnes membres sachent comment utiliser ces leviers.

Cette tâche est parfois ardue (ex : organisation d'une assemblée générale), donc si les conditions vous le permettent, la rémunération est suggérée!

Exemples de conditions pour qu'un processus soit entamé.

« L’Assemblée générale des membres peut être convoquée par : l’Assemblée générale elle-même; le Comité exécutif; une pétition signée par 50 membres; le Comité intermodulaire. »

7. Sauvegarde et diffusion

Noter les modes de prise de décision choisis, les enregistrer et les inclure dans votre dossier de groupe. S’assurer d’agir avec transparence afin que tout le monde puisse

Exemple d'arbre de décision - les situations se trouveraient à gauche et les modèles décisionnels à droite

retrouver le document. Y intégrer les étapes et les détails d'application permet d'éviter les malentendus et les abus de pouvoir.

Un arbre de décision peut aussi être une façon d'accessibiliser la diffusion de son fonctionnement général de prise de décision. C'est un outil qui permet de voir quel modèle choisir en fonction de la situation à laquelle on fait face. Il est utilisé par Solon aux côtés d'un Périmètre d'autorité des différents groupes et rôles.

Exemple de procédure d'application du modèle de prise de décision par assemblée générale.

Exemple des grandes étapes appliquées

La façon dont le groupe ABC fonctionne ne permet pas une bonne répartition du pouvoir. Le groupe veut agir face à cet enjeu afin que plus de personnes se sentent légitimes de prendre des décisions. 1. COORDINATION ET FACILITATION Maya et Johann ont émis leur intérêt afin de coordonner une rencontre sur le fonctionnement général de prise de décision d’ABC. Iels prennent connaissance de ce document et contactent Maria et Junior afin de former l'équipe de facilitation et Mathis pour le secrétariat. Les trois personnes contactées acceptent. 2. MODÈLES APPLICABLES Maya et Johann identifient que tous les modèles sauf celui de la justification s’appliquent au groupe. Après consultation des membres du groupes, iels déterminent que leur groupe prend des décisions au niveau de : la stratégie à long terme, les principes, les événements locaux et les collaborations. 3. ORDRE DU JOUR Une rencontre large de groupe à ce sujet est annoncée. Voici l'ordre du jour. 4. EXPLICATION Les deux personnes coordonnatrices présentent les différents modèles de prise de décision qui s’appliquent au groupe et les types de décisions identifiés. Des types de décisions sont rajoutées en cas d’oubli de la part de l’équipe de coordination. 5. DÉCISION Maya et Johann proposent le fonctionnement présenté sur cette page. Le groupe pose des questions sur celles-ci, mais n'émet ni réserve ni refus. Le fonctionnement est accepté. Application du modèle de prise de décision consensuelle ci-haut. Voici les choix du groupe (tableau de fonctionnement général de prise de décisions). 6. MÉCANISMES D'APPLICATION Il est proposé que la convocation et la tenue des formes de prises de décision sera faite par le comité de coordination déjà existant. Il est proposé et adopté consensuellement qu'une consultation et rétroaction ainsi qu'une assemblée générale ( prise de décision collective) puissent être convoquée par le comité de coordination, une assemblée générale ou par pétition signée par 50 membres.

Modèles

Voici quelques trucs.

Vous avez des  principes.	Si des décisions peuvent être prises avec des informations connues et existantes, tels des principes, préconiser cette méthode (F) qui laisse le plus d’autonomie aux groupes.  Avoir des principes permet aussi d’encadrer toutes les propositions qui seront soumise à une forme de prise de décision.
Le choix est ardu.	Si votre groupe doit résoudre un problème, « ce qui compte le plus pour la qualité de la réponse collective n’est pas tant l’intelligence des individus pris un par un, mais la diversité cognitive au sein de leur groupe »   . Les modèle favorisant le plus cette diversité cognitive sont les modèles A et B.
Valorisez l’information et l’expérience.	Garder en tête que la prise de décision se fait avec la collecte d’information et d’expériences  et que ces modèles sont différentes façon d’en recueillir et de réagir à celles que l’on possède.
Peu d’impact, décentralisons!	Les décisions facilement réversibles et/ou avec peu de conséquences peuvent facilement être décentralisées. La décentralisation permet de faire fleurir les initiatives et nourrir un momentum!
Votre groupe est unique.	Peut-être que 2, 3 ou 4 modèle seront nécessaires à votre groupe. N’en intégrez pas sans raison valable. Utiliser plus de modèle, c’est aussi plus de travail.

Prise de décision collective

Le modèle que nous vous proposons dans cette section est de type consensuel modifié (Prise de décision en grand groupe par voie consensuelle modifiée). Il peut s'appliquer avec ou sans personne déléguées. Il permet de donner une grande légitimité aux décisions étant donné la participation du plus grand nombre de personnes dans la prise de décision.

Au Québec, le Code Morin et le Code Véronneau sont des modèles de prise de décision collective très répandu.  En réponse à de nombreux commentaires sur des difficultés rencontrées en l'utilisant (discussions longues autour de détails, longue durée, manque d'accessibilité, etc.), l'équipe a choisi d'en proposer un modèle qui se veut complémentaire.

Dans le cadre de prises de décisions pour lesquelles le libellé est d'une grande importance, nous vous recommandons l'utilisation d'un modèle découlant Code Véronneau, tel les assemblées délibérantes détaillées sur cette page.

Consultation et rétroaction

Voici des étapes proposées pour appliquer ce modèle.

1. Récolte de commentaires - Récolte des commentaires des membres, instances et de personnes « expertes »  en amont du développement du projet.

S’inspirer de l’approche de la démocratie profonde (Deep democracy)	A. Récolter toutes les perspectives (surtout celles qui ne sont pas les nôtres) B. Activement regarder les positions alternatives (est-ce que quelqu’un pense complètement différemment) C. Regarder qui soutient cette vision D. Ajouter l’intelligence de la minorité à la décision de la majorité (se demander comment rallier cette minorité à la majorité)
Récolter des perspectives	Identifier les personnes qui ont le plus de connaissances sur le sujet et celles qui sont le plus visées par celui-ci. Les prioriser dans la collecte. Parler aux gens de vive voix (en personne, par téléphone), faire un sondages sur des positions possible, un document de réflexion, …

2. Décision et justification - Un groupe est chargé de prendre une décision en prenant en compte ces commentaires. Il va présenter sa décision au grand groupe en la justifiant.

3. Rétroaction et modification - Il est possible pour le groupe plus large d’émettre ses préoccupations, de mentionner des angles morts de la décision. La décision est modifiée en fonction de la rétroaction.

Aucun vote n'a lieu. Pour un modèle comportant des votes, choisir la prise de décision collective.

Consultation

Voici des étapes proposées pour appliquer ce modèle.

1. Récolte de commentaires - Récolte des commentaires des membres, instances et de personnes « expertes »  en amont du développement du projet.

2. Décision - Décision en groupe de travail en fonction de ces points.

Le comité de travail peut choisir de modifier le projet suite aux commentaires émis lors de la présentation de la décision.

Justification

Voici des étapes proposées pour appliquer ce modèle.

1. Décision -  Décision en comité de travail ou en paire de personnes responsables

2. Justification - Présentation et justification au grand groupe

Des préoccupations peuvent être émises au moment de la présentation

• Il faut que l'équipe ayant préparé le projet soit prête à prendre en considération les commentaires et adapter son plan pour y inclure les préoccupations.
• Dans un tel cas, il est possible de prendre un moment pour se consulter et faire les adaptations nécessaires

Voici un exemple.

Nous voulions choisir des projets pour lesquels nous avions de l'intérêt à mettre de l'énergie, alors il était question de se diviser en comités de travail en fonction des 3 projets les plus désirés par le groupe. Une personne a mentionné l'importance d'un dossier en particulier, bien qu'elle n'ait pas voté pour celui-ci en tant que projet sur lequel elle désirait travailler. L'équipe de facilitation a donc instauré la création de comités de travail par signalement en plus de ceux votés par intérêt. Le dossier a donc été ajouté comme sujet d'un groupe de travail parce qu'il a été signalé.

Publicisation

Utilité : Ce modèle permet de décentraliser des décisions afin de maximiser l’autonomie des groupes.

Voici les étapes proposées pour appliquer ce modèle.

1. Information.  On informe la communauté de l'activité ou le projet qu'on désire mettre en place. Celui-ci doit respecter les principes/règles/code de conduite du groupe.

(2.) Véto - Une opposition à l'activité ou au projet peut être signalée par les membres de la communauté : fonctionne comme un véto. Cette opposition devra être partagée par un % du groupe (décidé d'avance) afin d’avoir un effet. L'action ou le projet ne pourra être réalisé tant qu'il ne répond pas à l'enjeu soulevé.

• Expliquer que ce véto est un mécanisme de protection et qu'il doit être utilisé en tant que tel. S’inspire de la prise de décision par consensus.
• Peut servir à garantir le respect des principes du groupe dans les actions des groupes autonomes.

Respect de principes

Utilité : Dans le cadre de projets ou d'activités dans lesquels il y a un effet de surprise nécessaire, ce type de prise de décision convient afin de minimiser les risques qu’il y ait un dévoilement précoce.

Des principes clairs doivent avoir été établis. Les décisions prises doit respecter ces principes.

Ressources

Code de procédures de l'AFESH

Plus puissants unis

Consensus decision-making

How we make decentralized decisions - Gini

Climate Justice Toronto Decision Making Consensus Model

Local to global collaboration

The Decider App

Reinventing organizations Wiki

Models of consensus

Restorative circles

van Hoorebeke, Delphine. « Stratégies de réduction des biais de la décision collaborative à distance, vers une auto-régulation émotionnelle. Revue, clarification de la littérature et extension. » Management international / International Management / Gestiòn Internacional, volume 23, numéro hors-série, 2019, p. 12–26. https://doi-org.proxy.bibliotheques.uqam.ca/10.7202/1068532ar

La méthode Delphi : un outil puissant d’intelligence collective

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